各学院（部）、各单位：
为加快实施学校在“十四五”期间提出的信息化战略，积极推进学校“自治区智慧校园示范校”建设，通过建设校园工作、生活全域智能平台，努力为师生员工建立智能、便利、舒适的校园工作、生活环境，全面提升师生员工的获得感、幸福感和安全感。校网信办/网络信息中心会同党办、校办近期上线测试了全校性会议智能签到系统，现将全校性会议智能签到系统上线运行的有关事宜通知如下：
一、全校性会议智能签到系统简介
全校性会议智能签到系统是集学校数据中心、智能会议管理、企业微信和校级人脸库为一体的会议签到管理平台。本系统实现在线会议预约、线上填写参会回执、参会信息提前通知到个人、会议室现场刷脸签到和到会情况实时统计等全流程智能化会议管理平台。目前智能会议签到系统设有两类会议：
（一）第一类（非指名会议）：是指会议组织单位不指定参会人员明确名单，只列出参会人员的级别和数量。各参会单位只需要按照会议要求通知本单位相关人员按时参会，参会人员到会场门口刷脸签到即可，如教学科研类常规工作会议、网络安全与信息化建设工作会议等。
（二）第二类（指名会议）：是指会议组织单位在会议通知中已确定参会人员姓名的会议，会议召开前，需各参会单位的会议联系人在企业微信中报送本单位参会人员名单（如有请假也需要上报）,这类会议主要是应用于需要准确、快速、即时统计实际到会情况的会议，比如：教代会、党代会等，此类会议只能参会人员本人参会，不能代替参会。
二、全校性会议智能签到系统的操作流程及基本功能
（一）参加学校会议的教职工成功注册广西师范大学企业微信（见附件1，已注册的不需重复注册）。
（二）按照“谁主办，谁负责”的原则，各单位按学校每周申请会议、活动安排的要求确定会议地点且使用会议智能签到系统召开会议，如会议召开前有变动的,请及时与网络信息中心联系变更会议智能签到系统的相关设置。
（三）学校在OA系统发布每周全校性会议、活动安排后，网络信息中心将主动服务各会议组织单位，并于每周一上午在智能会议签到系统上设置好会议名称、主题、地点和参会人员等基础信息（若周一上午安排会议的，则请会议组织单位提前联系网络信息中心）。为更准确地做好各项会前准备工作，请各会议组织单位及时登录智能会议签到系统核对所设置的参会信息(见附件2)。
（四）参会人员按要求参会，使用各会议室门口的人脸设备刷脸完成签到。
（五）会议结束后，会议组织单位工作人员可以登录广西师范大学数字校园，打开智能会议签到系统查询、统计和保存会议签到等信息情况（路径：数字校园—>业务直通车—>智能会议签到系统）。
三、适用全校性会议智能签到系统的会议
（一）在学校OA系统每周发布的全校性会议、活动安排且会议地点已安装有人脸设备（见第四点）的会议，可使用本系统进行会议刷脸签到。
（二）各部门自行组织召开的会议，若在安装有人脸设备的会议室举行，由各部门根据需要也可提前与网络信息中心联系，使用本系统进行会议签到。
四、目前已安装智能会议签到系统刷脸设备的会议室
（一）雁山校区起文楼第一会议室
（二）雁山校区起文楼第四会议室
（三）雁山校区起文楼第五会议室
（四）雁山校区音乐学院三楼综合厅
（五）雁山校区图书馆第一会议室
（六）雁山校区图书馆第二会议室
（七）育才校区国教楼2号楼201报告厅
（八）育才校区田家炳教育书院一楼报告厅
（九）育才校区田家炳教育书院501会议室
五、其他
（一）请各学院（部）、各单位于2023年12月22日前填写《各单位负责全校性会议智能签到系统联系人员名单》（见附件3），并发送至邮箱：ykt@gxnu.edu.cn，待收集后校网信办/网络信息中心将授权开放系统操作。
（二）全校性会议智能签到系统的运维和刷脸故障处理等技术支持由校网信办/网络信息中心一卡通部负责，联系人：廖老师，电话：5822824，智能会议签到系统QQ群号：638697842。
（三）为更好服务会议主办单位和便于参会人员高效、智能签到，以及长时间保存、查询全校性会议的签到数据，从即日起各单位在已安装智能会议签到系统刷脸设备的会议室主办的全校性会议，参会教职工均采用本系统进行会议签到，原则上不再采取微信、纸质等方式签到。
（四）因学生数量大，加上学生参加全校性会议的次数少，现阶段全校性会议智能签到系统暂未集成学生人脸库，故学生参会暂不能使用本系统签到。若需学生参加的会议，由会议主办单位自行采取其他方式签到。
（五）校网信办/网络信息中心将根据目前已安装了刷脸设备的会议室使用情况，下一步逐步增加用于全校性会议的其他会议室刷脸设备。
未尽事宜，请联系网络信息中心，联系人：廖老师， 联系方式：5822824。
附件3.各单位负责全校性会议智能签到系统联系人员名单.docx
校网信办/网络信息中心
党委办公室/督查督办办公室
校长办公室
2023年12月15日